Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche in Ulm bei allen organisatorischen Themen und administrativen Aufgaben Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungsräume) Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung Planung und Buchung von Dienstreisen im In- und Ausland, inklusive der Durchführung von Reisekostenabrechnungen Sichtung des E-Mail-Eingangs, selbständige Ableitung entsprechender Aufgaben und Abwicklung der täglichen Geschäftskorrespondenz im nationalen und internationalen Umfeld Organisation von Besichtigungen für externe Gäste der Geschäftsleitung Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings Unterstützung des Führungsteams der Division bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sowie bei laufenden Projekten Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs