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Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %)
Freiburg im Breisgau
Aktualität: 04.06.2025
Anzeigeninhalt:
04.06.2025, Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Freiburg im Breisgau
Direktionssekretär*in (m/w/d) (50 - 70 %)
Aufgaben:
Unterstützung und Zuarbeit für die Direktionsassistentin (inkl. Vertretung) und die Direktorin in folgenden Bereichen:
Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr)
Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankpflege (Backoffice)
Terminplanung/-koordination/-überwachung (Microsoft Outlook)
Reisemanagement: Planung, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
Interaktives Arbeiten mit den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Humboldt-Universität zu Berlin
Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, optional auch in Spanisch oder einer anderen Fremdsprache
Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen
Qualifikationen:
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation (qualifizierte*r Quereinsteiger*in ist willkommen), mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend
Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien
Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG-eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, optional auch in Spanisch oder einer anderen Fremdsprache
Schnelle Auffassungsgabe sowie ein selbständiger, eigenverantwortlicher, strukturierter, gewissenhafter und zuverlässiger Arbeitsstil
Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit
Berufsfeld
Bundesland
Standorte
