Verwaltung und Verbesserung unseres Sicherheits- und Qualitätsmanagementsystems: Du unterstützt unser Team in der kontinuierlichen Verbesserung unseres Sicherheits- und Qualitätsmanagementsystems und bringst eigene Ideen ein. Verwaltung und Koordinierung von regelmäßigen Reportings der Schiffe: Du kontrollierst und verfolgst die regelmäßigen Reportings der Schiffe nach und sorgst für die Einhaltung aller relevanten Vorschriften. Unterstützung bei der Einhaltung und Umsetzung von internationalen Vorschriften und Kundenanforderungen: Du unterstützt unser Team bei der Einführung und Einhaltung internationaler Gesetzgebungen, sowie Kundenanforderungen, im Bereich Qualitätssicherung, Sicherheit und Umweltschutz (ISM; ISPS; MLC; SOLAS; MARPOL; Vettings;...). In diesem Zusammenhang aktualisierst oder erstellst du Gefährdungsbeurteilungen. Unterstützung und Koordinierung der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Audits, Vettings und Inspektionen: Du unterstützt unser Team darin sicherzustellen, dass alle internationalen, sowie Kunden- und Firmenüberprüfungen regelmäßig und rechtzeitig durchgeführt werden; unterstützt in der Vorbereitung; bietest Unterstützung währenddessen und stellst die akribische Nachbereitung sicher. Die detaillierte Bearbeitung ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und Kundenzufriedenheit zu garantieren. Unterstützung im Bereich Schiffsversicherung: Du unterstützt in der Administration von Schiffsversicherungen und aktuellen Schadensfällen, um eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit sicherzustellen. Übernahme von Bereitschaftsdiensten: Du übernimmst die Rufbereitschaft außerhalb der Bürozeiten in regelmäßigen Abständen und Rotation im Team. In dieser Zeit bist du der Hauptansprechpartner in dringenden Angelegenheiten unserer Besatzungsmitglieder und Kollegen für die Abteilung QSSM. Mitarbeit im Notfallmanagement: Je nach Sachlage unterstützt du das Notfallteam, außerdem kümmerst du dich in Absprache um die Dokumentation der Unfalluntersuchung, sowie die Festlegung, Einleitung und Dokumentation von korrigierenden und präventiven Maßnahmen. Weltweite Kommunikation mit Agenten, Kunden, Schiffsleitung und Bordpersonal: Du bist die zentrale Schnittstelle für die Kommunikation und sorgst für einen klaren Informationsfluss zwischen allen Beteiligten. Dabei nutzt du moderne Kommunikationsmittel, um auch über Zeitzonen hinweg effizient zu arbeiten.