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03.01.2025, Rheinisch-Bergischer Kreis
Bergisch Gladbach
Sekretär/in (m/w/d)
Aufgaben:
Terminmanagement für den Dezernenten
Terminplanung
Terminaufbereitung
Informationsmanagement
Sichtung und Weiterleitung der bei der Dezernatsleitung eingehenden Informationen (E-Mail, Telefon, Post)
Selbstständige Recherche zu Themen des Dezernates
Sitzungsvorbereitung zu Terminen und Gremien des Dezernenten inkl. Anfertigen von Protokollen
Vorlagenmanagement
Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke (Vorlagen, Verträge, Protokolle) auf
Rechtschreibung, Grammatik
Verständlichkeit und Vollständigkeit
Unterschriftenfolge
Allgemeines Büromanagement
Überwachung von Wiedervorlagen und Fristen
Selbstständige Erarbeitung, Anpassung und Pflege digitaler Ablage; insbesondere LKT-Rundschreiben
Kontaktdatenpflege
Kontierung von Rechnungen
Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung für die Dezernatsleitung
Kommunikation mit Besucherinnen und Besuchern
Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
Qualifikationen:
Grundsätzliche Voraussetzung für die Besetzung der Stelle ist
Die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (vormals mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder
Eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder
Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r,
Notarfachangestellte/r oder Justizfachangestellte/r,
Organisationsfähigkeit,
Team- und Kommunikationsfähigkeit,
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) und Outlook,
Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Behörden, Kommunen
Sekretariat
Bundesland
Standorte
