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Vorstandssekretär / -assistent (m/w/d) für den Vorstandsvorsitzenden
Solmsstraße 38, 60486 Frankfurt
Aktualität: 01.07.2024
Anzeigeninhalt:
01.07.2024, Mainova AG
Solmsstraße 38, 60486 Frankfurt
Vorstandssekretär / -assistent (m/w/d) für den Vorstandsvorsitzenden
Ihre Aufgaben:
Verantwortung : Filtern, Bewertung und Erledigung sämtlicher anfallender Geschäftskorrespondenz für den Vorstandsvorsitzenden per E-Mail, Brief, Telefon (ggfls. auch englisch).
Umfassende Organisation : Terminplanung, -koordinierung und -überwachung; Strategische Planung und Sicherstellung eines effizienten und einwandfreien Ablaufes der täglich zu bewältigenden Aufgaben.
Unterstützung in Projekten : Kommunikation, Organisation und Klärung von kaufmännischen Fragestellungen; Fristenüberwachung der Projekte.
Vor- und Nachbereitung : Organisation, Vorbereitung der Unterlagen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Meetings, Gremien- und Organsitzungen; Reiseorganisation für das In- und Ausland.
Administration : Bestellung und Verwaltung von Werbe-, Büromaterial, Elektronik; Bearbeitung von SAP-Aufträgen; IT-Koordination für den Vorstandsvorsitzenden, den Fahrer, neue Bereichsleiter und der Vorstandsreferenten.
Kaufmännische Tätigkeiten : Eigenständige Bearbeitung der Rechnungen, Zahlungsaufträge, Kreditkartenabrechnung, Abrechnung der Reisekosten; Überwachung des Budgets und Bildung der Rückstellungen; Erstellung der Nebenkostenabrechnungen / Umsatzsteuerabrechnungen (Gremien) für den Personalbereich und den Steuerberater.
Das bringen Sie mit:
Sonstige kaufmännische Bereiche
Kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise auf Vorstandsebene
Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten
Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie idealerweise SAP-Kenntnisse
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Berufsfeld
Bundesland
Standorte