Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)

In dieser Funktion unterstützen Sie die Vizepräsident*innen und deren Referent*innen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg*innen im Bereich Sachbearbeitung und Teamassistenz und übernehmen dabei alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören. Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durchführung von internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen und sind in Abstimmung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordination von Programmen zuständig. Sie koordinieren und betreuen das Max-Planck-Fellow-Programm in Zusammenarbeit mit den involvierten Fachabteilungen und in Abstimmung mit den zuständigen Vizepräsident*innen; Sie sind verantwortlich für die jährliche Ausschreibung und das Monitoring der Begutachtung der eingegangenen Anträge. Sie sind zuständig für die Verlängerungs anträge sowie Ansprechpartner*in für allgemeine Anfragen zum Programm. Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissions sitzungen und Veranstaltungen der Vizepräsident*innen organisatorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referent*innen auch redaktionelle Beiträge. Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungs ergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP-Büros. Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozess abläufe im VP-Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen. Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsident*innen, Referent*innen und von den VPs bestellten Expert*innen.