Sekretariatskraft (m/w/d)

Telefonvermittlungsdienst, Aufnahme von Fallanfragen, Erstkontakt (auch Annahme von Krisenfällen und Erstbewertung der Dringlichkeit) Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Weiterleitung an zuständige Fachkraft, Posttransport Besucherempfang (und ggf. zwischenzeitliche »Beaufsichtigung« von Kindern im Wartebereich) Terminkoordination und Termincontrolling von ca. fünf Berater*innen, Klienten und anderen Schnittstellen Versand und Herausgabe von Informationsmaterialien (E-Mail, Print) an Schulen und andere Kooperationspartner Schreibdienste und Kopierarbeiten (Korrespondenz / Aktenvermerke / Berichte / Protokolle, Mails an Schulen, etc.) sowie Digitalisierungsarbeiten Registraturarbeiten einschl. Akten an- und ablegen und vertrauliche Akten verwalten, Aktenvernichtung Sitzungen, Konferenzen und Fortbildungen vorbereiten / begleiten (Raumbuchung, Bewirtung bei Sitzungen buchen oder organisieren, Online-Veranstaltungen, Anmeldelisten führen etc.) Unterstützung bei der Durchführung von Fortbildungen und Fachtagen (elektronisches Erstellen von Fortbildungsunterlagen, Aufbereitung von Fachmaterialien (z.B. in Power Point) Informationsrecherche und Auswertung (z.B. aktuelle Tagespresse, Internetrecherchen zu verschiedenen Fragestellungen) Allgemeine Statistiken anlegen und führen Pflege verschiedener Datenbanken z.B. der Netzwerkpartner und Fachstellen mit EXCEL Beschaffung und Abrechnungen (elektronischer Rechnungsworkflow) von Büromaterialien etc. Mitarbeit bei der Pflege der Homepage Unterstützung bei der Pflege der Klienten-Datenbank mit EFB-Assistent (z.B. Dokumentation) Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.