Assistent*in für die Abteilungsleitung Revision

Als Assistenz der Abteilungsleitung Revision sind Sie ein zentraler Dreh- und Angelpunkt der Abteilung. Sie managen und koordinieren Termine für die Abteilungsleitung und ihre Vertretung, bereiten Besprechungen vor und kümmern sich um die Organisation von Reisen und Fortbildungen. Ihr Auge für Qualität sorgt für eine hervorragende Dokumentenpflege. Ihre Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines effizienten und reibungslosen Betriebs in unserer Abteilung. Sie unterstützen die Abteilungsleitung Revision bei der Koordination der Clearingstelle der Max-Planck-Gesellschaft. Ihre Aufgaben umfassen u. a. die sorgfältige Überwachung von Terminen und Arbeitsabläufen, die Verwaltung von Dokumenten im Ablagesystem und SharePoint sowie die Vorbereitung von Clearingstellenverfahren von der Eröffnung bis zum Verfahrensabschluss bzw. der Schließung von Nachverfahren. Als Prüfungsassistenz in der Abteilung Revision unterstützen Sie die sorgfältige Aufbereitung der jährlichen Revisionsplanung und übernehmen die Pflege und Verwaltung der Dokumentenvorlagen der Abteilung. Als Koordinator*in des Sekretariatsteams der Abteilung, das sich aus drei weiteren Assistenzkräften zusammensetzt, sind Sie verantwortlich für die Terminkoordination, die Priorisierung und die Qualitätssicherung. Im Bereich Mediengestaltung betreuen Sie den Intranet-Auftritt der Abteilung und der Clearingstelle, verfassen Beiträge für das Maxnet und unterstützen bei der Erstellung von Berichten, die über die Abteilung hinausgehen. In der Position als Assistenz der Abteilungsleitung Revision erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben. Ihre proaktive Haltung, Organisationsfähigkeit und gute Resilienz bilden die Schlüssel zum Erfolg in dieser dynamischen Rolle.