Sekretär (m/w/d) für die Hauptgeschäftsleitung

Für unsere vielfältigen Aufgaben suchen wir ab sofort qualifiziertes Personal für unser Chefsekretariat. Es erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, unsere Strukturen aktiv mitzugestalten. In Ihrer Funktion managen und unterstützen Sie das Tagesgeschäft unserer Hauptgeschäftsführerin. Sie sorgen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung für reibungslose Abläufe in der Büroleitung der Hauptgeschäftsführung und erledigen alle klassischen administrativen und kaufmännischen Sekretariatstätigkeiten wie z. B. Eine selbstständige Abwicklung der Korrespondenz sowie die Wiedervorlage und Datendokumentation Effizientes Terminmanagement, -koordination, -vorbereitung, -überwachung und -organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen von HGF und Ehrenamt Sie haben die Abschlussvollmacht für das Reisemanagement einschließlich selbstständiger Buchung und Abrechnung für HGF und Ehrenamt Beschaffung und Weitergabe von Informationen und Unterlagen Repräsentation der Handwerkskammer nach außen als Ansprechpartner und Schnittstelle für interne und externe Partner, die Betreuung von internen und externen Gästen sowie die gesicherte Erreichbarkeit Organisation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben unter Fristsetzung Aktive Mitarbeit und Ausarbeitung sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Entscheidungsvorlagen sowie Terminen wie z. B. Statistiken, Auswertungen und Protokollen Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, insbesondere die Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung der Vorstands- und Vollversammlungssitzungen inklusive Vorbereitung der Tagesordnung, Aufbereitung und Koordination der Vorlagen und Präsentationen, der Versand der Sitzungsunterlagen sowie die Protokollführung Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Vorlagen sowie Präsentationen für die Abteilungsleitung für interne und externe Gremiensitzungen und Konferenzen Verantwortung für die Entwicklung, stetige Aktualisierung und Einhaltung des Qualitätsstandards der erforderlichen einheitlichen Sekretariatsabläufe im Haus (z. B. Organsitzungen, Rechtsaufsicht) und Schulung der Sekretariate Sie organisieren und überwachen über alle Abteilungen die formale Zusammenarbeit mit der Rechtsaufsicht der Handwerkskammer Sie sind der erste Ansprechpartner der Ehrenamtsträger der satzungsmäßigen Organe der Handwerkskammer (9 Vorstands- und 72 Vollversammlungsmitglieder) und organisieren deren Termine sowie die Abrechnung der Aufwandsentschädigungen